Apie platformos kūrėją. UAB „Northwestern Solutions“ yra „TOP Įmonių“ platformos kūrėja. Šioje apžvalgoje jos viešai pristatomas paslaugas siejame su praktiniais klausimais, kurie kyla įmonių vadovams planuojant dirbtinio intelekto diegimą. Tai informacinis pristatymas, o ne nepriklausomas bendrovės sistemų techninis auditas.
Dirbtinis intelektas (DI, angl. AI) verslui naudingas tada, kai padeda atlikti konkretų darbą: greičiau parengti pasiūlymą, apdoroti užsakymą, surasti informaciją ar sumažinti duomenų perrašymą. „Northwestern Solutions“ svetainėje pristatomi DI agentai, kurie padeda rinkti informaciją, rengti laiškų ir pasiūlymų juodraščius bei vykdyti kasdienes užduotis. Svarbių sprendimų patvirtinimas paliekamas žmogui.
Ką įmonė pristato Lietuvos verslui
DI diegimo ir priežiūros aprašyme „Northwestern Solutions“ orientuojasi į gamybos, logistikos ir prekybos įmones. Nurodomos kryptys – procesų peržiūra, dokumentų srautų automatizavimas, klientų aptarnavimo sprendimai ir integracijos su įmonės valdymo bei apskaitos sistemomis. Darbas pristatomas etapais: įvertinti procesą, sutarti dėl apimties, įdiegti pasirinktą sprendimą ir organizuoti jo priežiūrą.
Vadovui tai patogu vertinti per vieną klausimą: kuris dabartinis darbas turėtų pasikeisti ir kaip atpažinsime, kad jis atliekamas geriau? Paslaugos pavadinimas pats savaime neatsako, kiek įmonė sutaupys. Atsakymui reikia jos dokumentų, veikiančių sistemų, darbuotojų darbo eigos ir aiškaus pradinio matavimo.
DI agentai: pagalba nuo informacijos surinkimo iki juodraščio
DI agentu paprastai vadinama programa, kuri gali atlikti kelių veiksmų užduotį naudodamasi jai suteiktais įrankiais ir duomenimis. Pavyzdžiui, gavusi užklausą ji gali surasti reikalingą informaciją, ją susisteminti ir parengti darbuotojui atsakymo juodraštį. Nauda priklauso nuo to, ar programa gauna tinkamus duomenis ir ar jos veiksmų ribos aiškiai apibrėžtos.
Bendrovės pagrindiniame puslapyje pateikiamas potencialių klientų paieškos pavyzdys: viešų įmonių duomenų atranka, informacijos surinkimas ir konkrečiai įmonei skirto laiško parengimas. Šį pavyzdį verta vertinti kaip darbo eigos aprašymą. Laiško faktus, tinkamumą gavėjui ir siuntimo sprendimą turi patikrinti atsakingas darbuotojas. Automatiškai parengtas tekstas dar nėra patvirtintas komercinis pasiūlymas.
DI pardavimo sistemos: naujų klientų paieška ir pasirengimas pokalbiui
Naujų klientų paieška dažnai prasideda nuo ilgo įmonių sąrašo. Pardavimų komandai reikia suprasti, kurios įmonės galėtų pirkti, kuo jos užsiima, kam pasiūlymas būtų aktualus ir kaip pradėti pokalbį. DI pardavimo sistemos padeda sutrumpinti šį pasirengimą: surinkti informaciją, parengti kliento kortelę ir pasiūlymo juodraštį, kurį darbuotojas gali patikrinti.
„Northwestern Solutions“ pardavimo darbo eigos pavyzdžiuose pristatomos trys kryptys: potencialių klientų paieška Lietuvoje, pirkėjų paieška užsienio rinkose ir pasirengimas pokalbiams su didesniais užsakovais. Aprašomas viešų įmonių duomenų ir svetainių informacijos surinkimas, trumpos santraukos bei konkrečiam gavėjui skirto laiško rengimas. Užsienio rinkai laiškas gali būti rengiamas jos kalba, kartu pateikiant vertimą pardavėjui.
Kaip galėtų atrodyti pardavimo darbo eiga
- Apibrėžti tinkamą klientą. Sutarti dėl veiklos, rinkos, įmonės dydžio ir poreikio, kuriam jūsų pasiūlymas tinka. Tikslas – pagrįsta atranka, o ne kuo daugiau kontaktų.
- Surinkti ir patikrinti informaciją. Peržiūrėti viešus įmonės duomenis bei svetainę, prie svarbių faktų išsaugoti šaltinį ir patikros datą.
- Parengti kliento kortelę. Trumpai aprašyti veiklą, galimą poreikį, kontaktą ir klausimus pirmajam pokalbiui. Numatomą poreikį pažymėti kaip prielaidą, kol jo nepatvirtino pats klientas.
- Parengti individualų laišką. Susieti pasiūlymą su patikrinta informacija apie gavėją, aiškiai įvardyti naudą ir pasiūlyti konkretų kitą žingsnį.
- Patvirtinti ir tęsti pokalbį. Pardavėjas patikrina tekstą, pasirenka, ar siųsti, ir fiksuoja atsakymą. Tolesni veiksmai remiasi tikra kliento reakcija.
Darbo eigą verta susieti su klientų valdymo sistema (CRM): joje laikyti kortelę, pokalbio būseną, atsakingą darbuotoją ir kitą sutartą veiksmą. Taip ta pati įmonė nekontaktuojama kelis kartus skirtingų kolegų, o parengta informacija lieka komandai. Konkretūs ryšiai su CRM ir kitomis naudojamomis programomis turi būti aptarti projekto apimtyje.
Tokios sistemos naudą vertinkite pagal laiką, reikalingą tinkamam klientui parengti, patikrintų kortelių kokybę, prasmingus atsakymus ir sutartus susitikimus. Vien laiškų skaičius neparodo pardavimo rezultato. Prieš plečiant darbo eigą verta išbandyti vieną klientų segmentą ir palyginti jį su ankstesniu komandos darbu. DI parengtas laiškas ar galimo poreikio santrauka savaime negarantuoja naujo kliento.
Nuo kurio darbo pradėti automatizavimą
Geras pirmasis procesas kartojasi pakankamai dažnai, turi aiškią pradžią ir pabaigą bei leidžia palyginti rezultatą prieš diegimą ir po jo. Geriausia pradėti nuo darbo, kurį komanda supranta ir gali patikrinti. Taip lengviau pastebėti klaidas, sutarti dėl išimčių ir nuspręsti, ar sprendimą verta plėsti.
- Užsakymų priėmimas. Įvertinkite, kiek laiko skiriama informacijai iš laiškų ar dokumentų perkelti į valdymo sistemą ir kiek įrašų tenka taisyti.
- Dokumentų apdorojimas. Susitarkite, kurie sąskaitų ar važtaraščių laukai turi būti ištraukti ir kada dokumentas perduodamas žmogui patikrinti.
- Atsakymų ir pasiūlymų rengimas. Nustatykite, iš kur imamos kainos, terminai ir prekių duomenys bei kas patvirtina galutinį tekstą.
- Vidinės informacijos paieška. Reikalaukite, kad atsakymas rodytų dokumentą ar kitą šaltinį, kuriuo remiasi, ir laikytųsi darbuotojo prieigos teisių.
Integracijos ir duomenų kokybė lemia rezultatą
DI sprendimas turi prisitaikyti prie įmonės darbo eigos. Jei sandėlio likučiai saugomi vienoje sistemoje, kainos – kitoje, o užsakymo būsena atnaujinama atskirai, prieš diegimą būtina susitarti, kuris šaltinis laikomas pagrindiniu. Priešingu atveju net sklandžiai parašytas atsakymas gali remtis pasenusiu skaičiumi.
Pradinis duomenų aprašas turėtų atsakyti, kas atsakingas už kiekvieną šaltinį, kaip dažnai jis atnaujinamas ir kaip ištaisomas neteisingas įrašas. Taip pat verta atskirti skaitymo ir keitimo teises. Programa, kuri rengia atsakymo juodraštį, nebūtinai turi turėti teisę pakeisti kliento sutartį ar patvirtinti mokėjimą. Prieš perduodami informaciją susipažinkite su bendrovės privatumo pranešimu ir sutarkite dėl konkrečiam projektui tinkamų duomenų tvarkymo sąlygų.
Kaip pamatuoti naudą be abstrakčių pažadų
Prieš pilotinį projektą užfiksuokite dabartinę padėtį: kiek užklausų ar dokumentų apdorojate, kiek trunka viena užduotis, kiek rezultatų grąžinama taisyti. Tuos pačius rodiklius matuokite bandomuoju laikotarpiu. Skaičiuojant naudą svarbu įtraukti darbuotojo patikros laiką ir išimčių tvarkymą, o ne tik programos veikimo greitį.
- Laikas nuo užklausos gavimo iki patikrinto atsakymo ar įrašo.
- Be papildomo taisymo priimtų rezultatų dalis.
- Atvejų, kuriems reikėjo darbuotojo įsikišimo, skaičius ir priežastys.
- Visa proceso kaina: paslauga, techninis naudojimas, priežiūra ir žmogaus darbas.
Sutaupytą laiką taip pat verta susieti su realiu panaudojimu. Jei komanda gali greičiau aptarnauti klientus, priimti daugiau užsakymų ar mažiau laiko skirti taisymams, vadovui lengviau nuspręsti dėl tolesnio diegimo. Vien užduoties atlikimo demonstracija dar neparodo visos verslo naudos.
Kainos: įvertinkite projekto apimtį ir priežiūrą
„Northwestern Solutions“ kainų ir bendradarbiavimo puslapyje nurodoma, kad pradinis pokalbis ir procesų peržiūra yra nemokami bei neįpareigoja užsakyti projekto. Viešo fiksuotų projektų kainoraščio nėra: apimtis, kaina ir priėmimo kriterijai sutariami raštu po peržiūros. Diegimas ir vėlesnė priežiūra aptariami atskirai, o mokėjimai siejami su sutartais darbų etapais.
Prieš užsakymą raštu išsiaiškinkite, kas įtraukta į pasiūlymą, kokie naudojimo limitai, kaip apskaičiuojamos papildomos išlaidos ir kas nutinka pasikeitus įmonės sistemoms. Taip pat sutarkite dėl darbuotojų mokymo, atsakingo kontakto bei to, kaip perduodami duomenys ir darbo dokumentai paslaugai pasibaigus. Galutinę konkretaus projekto apimtį ir kainą turi nustatyti individualus pasiūlymas.
Nemokama įmonės patikra: nuo rodiklio iki klausimo
Svetainėje pateikiama nemokama įmonės efektyvumo patikra. Jos apraše nurodoma, kad pagal įmonės kodą surenkami vieši registrų duomenys, įmonė lyginama su veiklos sektoriumi ir parengiama pradinė galimybių apžvalga. Tai gali padėti suformuluoti klausimus pokalbiui. Lyginant rodiklius reikia patikrinti jų apibrėžimą, duomenų metus ir palyginamų įmonių veiklą.
Skirtumas nuo sektoriaus medianos savaime neparodo automatizavimo poreikio. Jį gali lemti produktų sudėtis, verslo modelis, sezoniškumas ar apskaitos laikotarpis. Vieši rodikliai tinka pradinei orientacijai, tačiau konkretų proceso sprendimą reikia grįsti įmonės vidaus darbo eiga ir patikrintais dokumentais.
ES parama: pasiruošimas prasideda nuo projekto
Svetainėje pateikiamas ES paramos kvietimų kalendorius ir tinkamumo tikrintuvas. Tikrintuvo apraše nurodoma, kad pirminiam vertinimui naudojami viešų registrų duomenys apie veiklą, įmonės amžių, darbuotojus ir pajamas. Tai orientacinė patikra, o galutinį finansavimo sprendimą priima administruojanti institucija. Šie įrankiai šiuo metu pristatomi anglų kalba.
Paramos planavimui pirmiausia reikia aiškaus projekto: kokį procesą keisite, kokį rezultatą norite pasiekti ir kokias išlaidas numatote. Kvietimo būseną, tinkamas veiklas, terminus ir finansavimo sąlygas tikrinkite jo oficialiame šaltinyje. Svetainės santrauka ar automatinė patikra nepakeičia administruojančios institucijos vertinimo.
Ką parengti prieš pirmąjį pokalbį
- Aprašykite vieną daug laiko užimantį darbą: kas jį atlieka, iš kur gauna informaciją ir kam perduoda rezultatą.
- Surinkite tipinius dokumentų ar užklausų pavyzdžius, pašalinę duomenis, kurių nereikia pirminiam vertinimui.
- Įvardykite naudojamas programas ir asmenį, galintį paaiškinti jų duomenų bei prieigos tvarką.
- Nustatykite priimtiną rezultatą: kokio tikslumo, greičio ir darbuotojo patikros reikia.
- Sutarkite, kas įmonėje vertins pilotą ir priims sprendimą dėl jo tęstinumo.
Papildomas temas galite peržiūrėti „Northwestern Solutions“ įžvalgose. Lietuviškoje esė „Įmonė, telpanti į vieną saugyklą“ aptariama, kaip susijusias sistemas ir DI agentų darbą koordinuoti bendroje aplinkoje. Tai bendrovės požiūris į darbo organizavimą, o ne garantija, kad kiekvienai įmonei tiks vienoda techninė architektūra.
Kur rasti paslaugas ir kainas
Bendrovės paslaugos ir kontaktai pristatomi oficialioje „Northwestern Solutions“ svetainėje. Kaip sutariama projekto apimtis ir kaina, paaiškinta bendradarbiavimo ir kainų puslapyje. Pradėkite nuo apibrėžto darbo ir sutarto matavimo – taip sprendimą galėsite vertinti pagal jo rezultatą savo įmonėje.